اولويت بندي

هر کسی در هر جایگاه فردی و اجتماعی برای اینکه بتواند به وظایف خود به درستی رسیدگی کند باید در کارهایش نظم داشته باشد. این نظم زمانی ایجاد می‌شود که کارها و وظایف اولویت بندی شوند. اما به نظر شما اولویت بندی یعنی چه؟
الویت بندی یعنی چه؟
از نظر من به مرتب کردن کارها از شماره ۱ تا n به ترتیب اهمیت و فوریت آن ها اولویت‌بندی گفته می‌شود. شاید شما با ماتریس آیزنهاور که با نام‌های ماتریس اهمیت و فوریت یا ماتریس استیون کاوی نیز شناخته می شود آشنا باشید. بر طبق این ماتریس شما باید کارها و وظایف تان بر طبق دو فاکتور اهمیت و فوریت دسته بندی کرده و سپس به انجام آن ها بپردازید. شكل بالا به درك بيشتر اين مطلب به شما كمك ميكند.

برای اینکه بتوانید با مفهوم عملی اولویت‌بندی بهتر آشنا شوید راهکارهای زیر را به شما پیشنهاد می کنیم؛
* کارهای تان را دسته بندی کنید: چند دسته بندی که با آنها سر و کار دارید را ایجاد کنید. مثلاً دسته کسب و کار، دسته فعالیت‌های شخصی، دسته مطالعه، دسته خانواده، دسته ورزشی و غیره. در هر کدام از این دسته بندی ها، فعالیت های مربوط به آن را به ترتیب اهمیت و فوریت آن ها بنویسید. می توانید در ابتدا کل فعالیت های آن دسته را بنویسید و سپس آنها را طبق دو فاکتور بالا اولویت‌بندی کرده تا نظم بیشتری به خود بگیرند.
* تهیه یک چارچوب زمانی: در همه مراحل دو فاکتور اصلی و مهم اهمیت و فوریت را باید لحاظ کنید و بر طبق این دو فاکتور زمان های مناسب را به آنها اختصاص دهید. کارهای پر اهمیت را برای زمان‌هایی از روز که انرژی بیشتری دارید بگذارید و در زمان هایی که ممکن است خسته یا کم انرژی باشید کارهایی که از اهمیت کمتری برخوردار هستند را انجام دهید. خودتان را موظف به انجام کارها در زمانهای برنامه‌ریزی شده کنید.

استثنا
ممکن است شرایطی پیش بیاید که از قبل برای آن برنامه‌ریزی نکرده بودید و به بیانی یک اتفاق پیش‌بینی نشده رخ دهد که مقداری از زمان شما را که به کار خاصی اختصاص داده بودید به خود مشغول کند. این گونه شرایط جزء استثنائات هستند. در این موارد خاص مجدداً طبق ماتریس آیزنهاور برای ادامه روز خود اولویت بندی کنید و سعی کنید کارهایی را حذف کنید یا به تعویق بیندازید که از اهمیت و فوریت کمتری برخوردارند. اما به صورت کلی در صورتی که توان کنترل شرایط را دارید اجازه ندهید که هیچ عاملی مانع انجام کارهای شما طبق برنامه‌ریزی قبلی و اولویت‌بندی تان شود.
پیشنهاد
در راستای این مقاله ما يك كتاب را به شما پيشنهاد ميكنيم. در صورتی که شما از جمله کسانی هستید که اولویت بندی برایتان سخت است و یا در عملی کردن آن دچار مشکل می‌شوید و قصد دارید تا این مشکل را از طریق کسب آگاهی بیشتر رفع کنید ما به شما کتاب اصل گرایی نوشته گرک مک کيون را معرفی می‌کنیم. در این کتاب شما می آموزید که چه چیزی را در اولویت قرار داده و موارد مهم را فدای حاشیه ها نسازید.